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从可移动文物普查看博物馆文物藏品档案管理

黑龙江省博物馆可移动文物普查藏品超过47万件罗娜【摘要】任何一件馆藏文物的档案都是从入库开始的,随着业务活动的丰富而渐渐形成跟踪记录和完成组档工作。文物藏品档案管理者对可移动文物在征集、发掘、捐赠等过程中的各类档案要素信息的细致记录,可以有效提取样本的各种属性。同时,利用可移动文物普查过程中的相关科技

黑龙江省博物馆可移动文物普查藏品超过47万件

罗娜

【摘 要】任何一件馆藏文物的档案都是从入库开始的,随着业务活动的丰富而渐渐形成跟踪记录和完成组档工作。文物藏品档案管理者对可移动文物在征集、发掘、捐赠等过程中的各类档案要素信息的细致记录,可以有效提取样本的各种属性。同时,利用可移动文物普查过程中的相关科技手段,采用信息化思维方式对藏品档案进行统一编制,是藏品保护、管理、定损、鉴定等工作的主要依据。馆藏文物档案管理的价值在于能够为历史研究提供基础性材料,为地方历史发展研究提供实物以外的辅助性资源,提升藏品实物保管水平。“鉴定明确、账目清楚、编目详细”的馆藏文物档案可以成为历史研究的第一手资料,有利于避免不必要的实物研究。因此,以此次可移动文物普查为抓手,逐步优化博物馆文物藏品档案的建设是十分必要的。

【关键词】可移动文物 文物普查 档案 藏品

截至2016年底,江西省第一次全国可移动文物普查工作全面结束。在“三个阶段”“三个落实”和“三个清楚”的具体要求下,萍乡市严格把握时间节点和数据要求,发动各级普查机构和各类收藏单位,攻坚克难,齐心协力,按时保质完成了可移动文物的普查任务。在历时5年的紧张工作中,对全市分布于各类国有单位中的可移动文物进行实地走访调查,并对全市可移动文物家底进行登记、建档。摸清全市可移动文物家底有利于掌握文物遗产资源的基本情况,有利于科学评估其实际价值,有利于优化博物馆文物藏品的档案管理机制,有利于提升馆藏文物的档案管理水平,有利于深度挖掘文物的价值。此次普查工作紧紧围绕国普办统一制定的普查工作规范和技术标准,有针对性地对文物标本的名称、种类、级别、年代、材质等基础属性信息登录方面展开工作。以优化博物馆文物藏品档案制作整理过程为目的,详细记录和补充文物标本尺寸、质量、完残情况、保存现状、数量、来源、收藏时间、编号、单位名称等基本资料。此外,此次普查工作成果有助于摸清可移动文物的数量、类型、分布和收藏保管等基本信息。

一、博物馆文物藏品档案的内容

建立藏品档案的目的在于对藏品进行全面、系统地鉴定研究,并形成图文并茂的基础资料。藏品档案一般可分为三个部分:第一部分是指有关藏品本身的相关资料,包括有藏品的原始记录、鉴定意见、藏品总登记账、藏品卡、藏品修复档案、藏品保护档案、藏品分类账、藏品目录、藏品出入库(馆)凭证及藏品调拨手续等,此外还有藏品的照片、拓片、音像和光盘资料等;第二部分是有关藏品参展的档案资料,即参展藏品的目录、展品的点交册、装箱单、出入馆凭证、展览陈列的方案、展览小样以及社会各界及新闻媒体对此次展览的报道等;第三部分是与藏品相关的各项业务活动档案,即科研项目的开发与合作,其他学科对本藏品直接或间接的研究,新闻媒体对考古发掘、专题展览、藏品移交的宣传报道等。

二、可移动文物普查中找出现有文物藏品档案中存在的问题

(一)现有文物藏品档案的局限性

目前,普遍采用的藏品档案人工、分散式管理模式。具体工作内容:首先,形成纸质文档,将藏品的名称、来源、征集经过、流传经历、鉴定意见等记录在纸质文档中。其次,对藏品档案一一制作检索卡片并实现人工检索。根据一定的工作经验和文物研究与鉴定需求制作若干套藏品信息检索卡片。最后,采用人工手动登记造册形成文物账本。

现有文物藏品档案管理的局限性:其一,检索卡片大小是有固定规制的,这就限制了其记录的容量。受卡片大小的限制,只能记录藏品的基本信息,其他详细信息只能分散地记录在各账册上。在这种记账式管理模式下,如果要举办一个展览陈列或者要查询藏品的各种信息,馆藏文物档案的工作人员需要耗费相当长的工时来完成藏品的查询或统计工作;其二,登记在账册、卡片上的字迹会随着日光照射等因素逐渐淡化、模糊或褪色,纸张还会脆裂等,最终造成藏品档案信息的丢失和档案信息不完整,给藏品的研究和利用造成困难;其三,账册、卡片的保存需要占用一定的存储空间;其四,文物档案检索、统计的质量无法得到保障,某些文物被遗漏的可能性一直存在。

(二)现有文物藏品档案管理的滞后性

科学、合理的文物藏品档案管理工作的主要作用:确保文物身份识别的唯一性,在文物利用与研究工作中起到纽带作用,能够动态记录文物藏品的相关属性。

但是,目前博物馆的文物藏品档案的组档工作规范与技术规程还沿用的是以前遗留下来的管理模式,具有一定的时代烙印。现有的藏品档案管理滞后,难以适应新时期的文物研究与利用思路,严重影响到博物馆业与国际接轨的步伐。同时,现有文物藏品档案管理的滞后性还表现在缺乏对文物藏品属性记录的及时更新机制。由于文物自身的物理或化学性质会随着时间的推移而不可避免地发生一定的变化,因此应建立行之有效的文物藏品属性信息更新机制。

(三)现有文物藏品档案管理的不规范性

现有文物藏品档案管理的不规范性主要表现在以下两个方面:一方面,因档案管理者经验不足而导致无藏品档案或档案不完整的问题。出现此类问题的原因主要是新建的博物馆在相关利好政策的刺激下大规模涌现,而专业的文物档案管理人才严重不足,优秀的管理制度不能合理地得到推广。另一方面,博物馆发展方向的變更导致的档案管理不规范。例如,多数博物馆为综合性博物馆,其文物藏品包括历史文物、动植物标本、民俗文物等各个方面。但是,重建、搬迁或新建后的博物馆多为专业性博物馆,在增添了一些专业性较强文物的同时,专业相关度较低的历史文物就未搬入新馆,这一进一出造成了文物的大量变动。所以,此类博物馆藏品档案一般都存在着档案撤销、更新、新增不同步等问题。

三、可移动文物普查对文物藏品档案建设发挥的积极作用

(一)以普查工作为抓手,促进文物档案信息化水平的提升

文物档案信息化水平的提升有利于提升管理质量。在全国第一次可移动文物普查过程中,可以充分利用信息化建设成果,将与馆藏文物的有关文字、图像资料等信息进行存储备份,建立馆藏文物档案数据库。通过馆藏文物档案数据库的建立、优化、查询、修改、统计、复制、输出等基础工作的质量。

文物档案信息化水平的提升有利于提升管理水平。館藏文物数据库可按照藏品的质地、来源、年代等方面进行归类,给藏品管理者可靠的参考,并根据不同藏品的存储要求加以归类存放。

文物档案信息化水平的提升有利于提升管理效率。凭借计算机强大的统计功能,可在数秒钟之内完成过去整个部门需要几小时甚至几天才能完成的查询统计工作。对资料的修改、补充也变得十分方便,可以对多项资料进行修改补充,并由计算机自动合成,形成新的数据。

(二)以普查工作为抓手,促进文物藏品档案实时化管理

根据《馆藏文物登录规范》对每一条文物藏品信息进行更新,对原来的文物信息进行重新校对、核准,若发现错误应及时纠正。此外,此次普查中新增加的藏品信息内容也应及时补充,优化文物藏品档案的建设,使其在以后的研究工作中发挥更大的作用。

(三)以普查工作为抓手,促进文物藏品档案规范化管理

可移动文物普查是一次大型的“家底调查”。文物藏品档案管理者在开展普查的同时,还要根据《馆藏文物登录规范》对原有的总账进行整理,对新征集的文物进行重新认定,把已认定的文物进行分类、编目、入账,并写明文物信息。把重号的文物进行编号纠正,并做好备注。对非文物但具有科研价值或艺术价值的器物,工作人员也要另行分类,将其编目和入账。对于那些既非文物又无科研、艺术价值的器物,若已收入总账,则要根据实际情况进行注销。

规范化管理主要表现在一方面对文物藏品总账进行规范化整理;另一方面,在登录文物信息的过程中必须严格按照《馆藏文物信息指标著录规范(试行)》和《博物馆藏品二维影像技术规范》的要求,确保每一件登录的文物信息精确无误,从而使文物藏品档案在规范、科学的基础上发展,促进博物馆的数字化建设。

可移动文物普查不仅是一次全国性的博物馆文物藏品家底的摸底调查,还是一次文物藏品档案的更新建设。各地博物馆可以借助这次普查的契机进一步优化文物藏品档案,对其进行数字化、实时化和规范化管理,从而使文物藏品得到更好地保护与更合理地利用。

参考文献:

[1]马红.试论文物档案在文物保护工作中的重要作用[J/OL].兰台世界,2017 (S1):88-89.

[2]陈君娜.从可移动文物普查看基层博物馆文物藏品档案管理[J].大众文艺,2017(10):59.

[3]周晓,刘长秀,王丽颖.故宫文物西迁档案史料选辑[J].民国档案,2017(01):36-55.

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黑龙江省博物馆可移动文物普查藏品超过47万件罗娜【摘要】任何一件馆藏文物的档案都是从入库开始的,随着业务活动的丰富而渐渐形成跟踪记录和完成组档工作。文物藏品档案管理者对可移动文物在征集、发掘、捐赠等过程中的各类档案要素信息的细致记录,可以有效提取样本的各种属性。同时,利用可移动文物普查过程中的相关科技